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Web-Meeting Plattformen

Selbsthilfeorganisationen in Berlin und Brandenburg können sich beraten lassen zur Nutzung und Einrichtung der Plattformen.

Das Beratungsangebot

In der Digitalberatung bieten wir Ihnen die Möglichkeit,

  • sich zu informieren über die digitalen Kanäle, mit denen Selbsthilfegruppen oder andere Online-Meetings am besten durchgeführt werden können  – angepasst an Ihre konkrete Situation
  • die Angebote der LV Selbsthilfe, die Webmeeting-Tools ZOOM und die 3CX-Webkonferenz-Plattform kostenfrei zu nutzen

Für einen Beratungstermin wenden Sie sich bitte an
Terminkoordination
Frank Katzenellenbogen
Mobil: 0179 2130773
kommunikation@lv-selbsthilfe-berlin.de

Web-Meeting Plattformen im Angebot der LV

3CX

  • 3CX benötigt nur einen Webclient, wird also nicht installiert.
  • Für eine Konferenzleiter:in wird ein Zugang zur Plattform angelegt, mit dem die Teilnehmer:innen eingeladen werden können.
  • Termine können spontan ohne Rücksprache mit der LV gemacht werden.
  • Teilnehmer:innen haben die Möglichkeit, mit einem Desktop, einem mobilen Gerät oder auch per Telefon teilzunehmen.
  • Dazu gibt es jeweils Anleitungen auf den 3CX-Hilfeseiten

Zoom

  • Ihr Zoom-Termin oder die Terminreihe werden im Vorhinein eingerichtet über die LV Selbsthilfe
  • In der Beratung werden Sie eingewiesen in die Einrichtung einer Webmeeting-Sitzung und bekommen Co-Host-Rechte. Sie können dann die entsprechenden Funktionen von Zoom nutzen
  • Es gibt von Connect4Video, der Firma mit der die LV Selbsthilfe Zoom angebietet, ausführliches Informationsmaterial auch für Ihre Nutzer:innen

Wozu können Sie die Webmeetings nutzen – und sind sie sicher?

3CX eignet sich für Selbsthilfegruppen und andere Treffen, die Daten werden auf Servern in der EU gespeichert und DSGV-konform verarbeitet. An die Teilnehmer:innen werden individuelle Links verschickt, es muss kein Programm heruntergeladen werden.

Zoom wird über ein Unternehmen angeboten, Connect4Video, das mit Zoom Verträge abgeschlossen hat und eigene Server in der EU verwendet, um Medien- und Meetinginhalte zu verarbeiten. Alle Inhalte sind vor unbefugtem Zugang geschützt. Sie können sowohl regelmäßige Treffen als auch Zoom Webinare mit 500 Teilnehmer:innen durchführen.

Vergleich der beiden Plattformen

Eigenschaft3CX Zoom
Teilnahme am Desktop-PCper Webclient (keine Installation) Installation von Zoom-App
Teilnahme per TelefonJaJa
Mobile AppJaJa
Funktion „normales Seminar/Gruppe“  WebkonferenzZoom Meeting
Funktion „Podium/Veranstaltung“Zoom Webinar (hier 500 Teilnehmer:innen) 
 Einzelne Funktionen  Whiteboard, Chat, Video/Audioaufnahme Whiteboard, Chat, Video- /Audioaufnahme, Break-Out-Rooms und mehr 
Geeignet fürSHG, Seminare, Sitzungen  Seminare, Sitzungen, Konferenzen und Panel
SicherheitsmaßnahmenIndividuelle Einladungslinks und mehrMöglich: Warteraum, Zugangs-ID und mehr
Technische Voraussetzungen HostGuter PC, möglichst LAN-VerbindungGuter PC, möglichst LAN-Verbindung
Planung mit der LV Jederzeit einsatzbereit Vorher festgelegte (regelmäßige) Termine
Angebot gilt bis September 2021Juli 2022

Hinweise, Ratgeber und Anleitungen 
     

Zoom/EasyMeet24 (von Connect4Video)

Sie finden auf der Download-Seite kurze, bebilderte und verständliche Einleitungen zu Zoom und HAndbücher für Administrator:innen usw.  
https://www.connect4video.com/index.php/downloads

Diese Handreichungen sind für Ihre Nutzer:innen geeignet: 

  • Zoom Einladung erhalten
    „Was muss ich tun, wenn ich zum ersten Mal eine easymeet24-Einladung erhalte?“
    Hier wird erläutert, wie man Zoom installiert und einrichtet als Teilnehmer:in 
  • Schnelleinstieg in Zoom Meetings
    Wie komme ich in eine Meeting und was kann ich dort machen? 
     

Anleitungen für Zoom-Adminstrator:innen

Webmeeting Plattform 3CX
  

Hinweise zur Planung einer 3CX-Konferenz

  • Die Teilnehmer:innen können eingeladen werden mit einer E-Mail-Adresse und erhalten dann automatisch Zugangsdaten spezifisch für diese Adresse.
  • Beim ersten Mal ist es sinnvoll, einen Zeitraum  vor der Veranstaltung abzusprechen, um alles zu testen.
  • Teilnehmer:innen müssen Ihre Kamera und das Mikrofon freigeben. Dies wird beim Einwählen vom Browser direkt abgefragt, muss aber auch für das Gerät generell erlaubt sein.
       

Hilfeseiten von 3CX

Allgemeine Hilfeseite / Einstieg um sich zu informieren:https://asit24.de/hilfe/3cx-onlinehilfe

Screenshot der 3CX-Hilfeseite

Teilnahme am einem Meeting:
https://asit24.de/3cx-webmeeting
 

Für zukünftige Konferenzleiter_Innen
zur ersten Planung einer Konferenz:
https://asit24.de/webkonferenz-planen

Weitere Informationen im WIKI

Zu den dazugehörigen Themen wird eine Wissenssammlung im Selbsthilfe-Wiki aufgebaut mit (Video-)Anleitungen und Handreichungen, Informationen zum Datenschutz und zur Barrierefreiheit und zur Durchführung von digitalen Veranstaltungen.

Mehr im WIKI unter Digitalisierung und Barrierefreiheit

Datenschutz 

Allgemeine Hinweise – Was müssen Sie angeben, wenn Sie unsere Angebote nutzen? 

  1. Wenn Sie Online-Veranstaltungen durchführen, muss in Ihrer Datenschutzerklärung erläutert werden, wie Sie mit den Daten der Teilnehmer:innen bei Anmeldung und Verwaltung in Ihrer Organisation umgehen.  
  2. Bei Ankündigungen und Anmeldung sollten Sie auf die Datenschutzerklärung für Webmeetings der LV Selbsthilfe Berlin e.V. verweisen.
    Dort sind die Datenschutzerklärungen und Angaben zu den Firmen, die unsere Web-Konferenzen anbieten, zu finden.  
  3. Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden unter kommunikation (at) lv-selbsthilfe-berlin.de

Hinweise zum Datenschutz – Zoom/easymeet24 (von Connect4Video)

Die LV Selbsthilfe Berlin hat einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Connect4Video abgeschlossen.

  • C4V ist der Ansprechpartner in Sachen Datenschutz und stellt die Interessen der Kund:innen über den AVV mit den Unter-Auftragsverarbeitern sicher, so z.B. mit Zoom.
  • Zoom ist eine US-Firma. Daher erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln in Verbindung mit weiteren Maßnahmen.
  • Zoom ist Unterauftragsverarbeiter von C4V, und C4V hat einen AVV und EU-Standardvertragsklauseln mit Zoom unterzeichnet.

Kontaktdaten 
Connect4Video GmbH
Nibelungenstr. 28, 65428 Rüsselsheim
Vertreten durch: Michael Retagne, Jürgen Stierhof
Telefon: 06131-636876-0
Fax: 06142-977629
E-Mail: sales (at) connect4video.com

Maßnahmen, die Zoom und C4V getroffen haben, um den Datenschutz zu erhöhen:

  • Meetings sind verschlüsselt. Der Nutzer kann Meetings Ende-zu-Ende verschlüsselt planen, wenn gewünscht.
  • Dem Admin und dem Nutzer stehen diverse Sicherheitseinstellungen zur Verfügung, die unerwünschte Teilnehmer von Meetings fernhalten.
  • Meetings der Kunden von C4V können auf Servern stattfinden, die C4V in Rechenzentren in Deutschland, Österreich und der Schweiz betreibt.
      

Umfang der Verarbeitung

Im Zusammenspiel mit den Servern, die von C4V in Deutschland, Österreich und der Schweiz gehostet werden, gilt:

  • Medienströme der Meetings (Audio, Video, Bildschirminhalte, in-meeting Chat) werden nur auf den C4V-Servern verarbeitet.
      
  • Metadaten der Nutzer:innen und der Meetings werden in der Zoom Infrastruktur verarbeitet.

    Davon sind diese Daten personenbezogen:
    • Host (Name, E-Mailadresse, Profilbild sofern vorhanden)
    • Teilnehmerliste
    • E-Mail Adressen der Teilnehmer (sofern registrierte Teilnehmer)
    • IP-Adressen der Teilnehmer
    • Meeting ID, Meetingtitel
    • Umfragen

      Darüberhinaus werden weitere Daten verarbeitet:
    • (Hash code des Meetingpassworts, Meetingeinstellungen, tatsächliche Startzeit, tatsächliche Endzeit, geplante Zeit, geplante Dauer, Einstellungen für wiederkehrende Meetings (Typ und Dauer), Zeitzone des Hosts, Tatsächliche Meetingdauer, Teilnehmeranzahl, Einwahlnummern, MAC-Adressen der Teilnehmer).
    • Chatdaten (off-meeting Chat) werden in der Zoom Infrastruktur verarbeitet.


Quelle:
Steckbrief Connect4Video
Datenschutzerklärung von Connect4Video
Datenschutzerklärung von Zoom (in Deutsch)

Zur Datenschutzerklärung der LV Selbsthilfe zu Zoom

Wie sicher sind Zoom-Treffen mit C4V?

  1. Inhalte des Meetings sind nicht zugänglich und werden nicht gespeichert
    Alles, was gesprochen und während des Treffens gezeigt wird, verarbeiten Server innerhalb der EU. Diese Inhalte werden nur verarbeitet, d.h. laufen durch einen Speicherort, während sie „passieren“, werden aber nicht automatisch aufgezeichnet oder gespeichert. Connect4Video ist Eigentümer dieser Server, auf die auch Zoom keinen realen oder rechtlichen Zugriff hat, da es hier nur als Werkzeug genutzt wird. Das ist insofern von Bedeutung, da durch den „Cloud-Act“ amerikanische Sicherheitsbehörden Firmen mit Sitz in den USA dazu zwingen können, auch Daten aus der „Cloud“ herauszugeben, die sich in Europa befinden.
  2. Der Chat ist ebenfalls geschützt
    Auch der Inline-Chat wird auf den europäischen Servern verarbeitet und in diesem Fall gespeichert – und kann vom Host heruntergeladen werden.
  3. Meetings sind verschlüsselt.
    Die Nutzer:in (der Host) kann Meetings Ende-zu-Ende verschlüsselt planen, wenn gewünscht. Damit sind die Daten vor dem Zugriff Unbefugter geschützt. Sollte jemand an diese Daten gelangen, würde daraus nur eine Kette aus Zahlen und Buchstaben resultieren, aus der keine Informationen mehr gewonnen werden können.
  4. Schutzniveau für Daten wird zugesichert
    Gegenüber der Firma Connect4Video hat Zoom zugesichert, dass ein DSGVO-entsprechendes Schutzniveau bei dem Export von Daten aus der EU besteht. Dazu dienen die EU-Standardvertragsklauseln in Verbindung mit weiteren Schutzmaßnahmen. Diese Verträge sind nach dem Urteil, in dem das EU-US-PrivacyShield für nicht mehr ausreichend befunden wurde („Schrems II“), ein angemessenes Mittel, um die Datensicherheit zu garantieren.
    Das bedeutet u.a. dass Zoom erhobene Daten – wie die IP-Adressen der Teilnehmer:innen – nicht weitergeben darf, diese sicher aufbewahrt werden müssen, Ihre Rechte als Nutzer:in darauf anwendbar sind usw.

    Mehr dazu in der Datenschutzerklärung zu Zoom-Meetings

Hinweise zum Datenschutz – Webmeetings mit „3CX“

Die LV Selbsthilfe Berlin e.V. hat mit der ASIT-Consulting einen Vertrag über die Bereitstellung der Plattform 3CX für Webmeetings.

Datenschutzerklärung für Webmeetings mit „3CX“

ASIT-Consulting GmbH & Co.KG verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Online-Meetings, Videokonferenzen, Telefonkonferenzen, Webmeetings, unter Einsatz des Dienstleisters „3CX“. Mit diesem Datenschutzhinweis möchten wir gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Webmeetings informieren.

  1. Name und Kontaktdaten des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen
    ASIT-Consulting GmbH & Ko.KG
    Zur Kapelle 12
    54492 Erden
    Tel: +49 (0)6532/29 119 0
    E-Mail: info (at) asit-consulting.de
  2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
    ASIT-Consulting GmbH & Ko.KG
    Herrn Armin Schwaab
    Zur Kapelle 12
    54492 Erden
    Tel: +49 (0)6532/29 119 0
    E-Mail: info (at) asit-consulting.de
  3. Umfang der Verarbeitung
    Bei der Nutzung von „3CX“ werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Webmeeting machen und welche Einstellungen Sie vornehmen.

    Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
      – Angaben zum Benutzer: Es werden die bei 3CX hinterlegten Daten verarbeitet. Dazu können gehören: Ihr Vorname und Nachname, Telefon, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (sofern von Ihnen hinterlegt).
      – Meeting-Daten: Thema, Beschreibung, Teilnehmer IP-Adresse, Geräte/ Hardware- Informationen, Besprechungskommentare / -notizen.
      – Bei Aufzeichnungen: Dateien von Video-, oder Audioaufzeichnungen.
      – Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zu eingehenden und ausgehenden Rufnummern, IP-Adresse, Lizenzschlüssel, Domänennamen der TK-Anlage
      
  4. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
    Ihre personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Erfüllung der vorgesehenen Aufgaben, insbesondere Webmeetings, verarbeitet. Das Tool „3CX“ wird genutzt um diese Aufgaben zu erfüllen.
    Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO
    Bitte beachten: Es werden auch die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen als Teilnehmer erhoben und ggf. gespeichert, wenn Sie sich selbst durch Auslösen der entsprechenden Funktionen per Chat- oder Video in das Webmeeting einbringen. Die Rechtsgrundlage ist insoweit Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie durch das Betätigen der entsprechenden Funktionen in „3CX“ veranlassen.
     
  5. Empfänger der Daten
    Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webmeetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter von „3CX“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit „3CX“ vorgesehen ist.
     
  6. Speicherdauer
    Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung oder nach Ablauf der gesetzlichen oder behördlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
     
  7. Rechte der betroffenen Personen
    Nach der DSGVO stehen Ihnen unter den im Gesetz genannten Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht der Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Letzte Aktualisierung: 02.09.2021