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Datenschutzerklärung Web-Konferenz-Tools

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Datenschutzhinweise für Online-Meetings und Webinare via „Zoom“

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Zusammenfassender Hinweis zur Sicherheit bei der Nutzung von Zoom/EasyMeet24

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „EasyMeet24/Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „EasyMeet24“ ist ein Service der Connect4Video GmbH, Rüsselsheim, Deutschland. Zur Erbringung des Dienstes nutzt die Connect4Video GmbH weitere Dienstleister wie Rechenzentren in Deutschland, Österreich und der Schweiz, auf denen Inhalte aus Online-Meetings verarbeitet werden. „EasyMeet24“ verwendet „Zoom“, ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortliche:r

LV Selbsthilfe / Connect4Video

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Landesvereinigung Selbsthilfe Berlin e.V.

Die LV Selbsthilfe Berlin e.V. hat einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Connect4Video abgeschlossen.

  • C4V ist der Ansprechpartner in Sachen Datenschutz und stellt die Interessen der Kund:innen über den AVV mit den Unter-Auftragsverarbeitern sicher, so z.B. mit Zoom.
  • Zoom ist eine US-Firma. Daher erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln in Verbindung mit weiteren Maßnahmen.
  • Zoom ist Unterauftragsverarbeiter von C4V, und C4V hat einen AVV und EU-Standardvertragsklauseln mit Zoom unterzeichnet.

Kontaktdaten 
Connect4Video GmbH
Nibelungenstr. 28, 65428 Rüsselsheim
Vertreten durch: Michael Retagne, Jürgen Stierhof
Telefon: 06131-636876-0
Fax: 06142-977629
E-Mail: sales (at) connect4video.com

Hinweis: Internetseite Zoom

Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

Maßnahmen, die Zoom und C4V getroffen haben, um den Datenschutz zu erhöhen

  • Meetings sind verschlüsselt. Der Nutzer kann Meetings Ende-zu-Ende verschlüsselt planen, wenn gewünscht.
  • Dem Admin und der Nutzer:in stehen diverse Sicherheitseinstellungen zur Verfügung, die unerwünschte Teilnehmer von Meetings fernhalten.
  • Meetings der Kund:innen von C4V können auf Servern stattfinden, die C4V in Rechenzentren in Deutschland, Österreich und der Schweiz betreibt.
      

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „EasyMeet24/Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zur Benutzer:in: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. 

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „EasyMeet24/Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer:in registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Wo und wie werden die Daten verarbeitet

Im Zusammenspiel mit den Servern, die von Connect4Video in Deutschland, Österreich und der Schweiz gehostet werden, gilt:

Medienströme der Meetings (Audio, Video, Bildschirminhalte, in-meeting Chat) werden nur auf den C4V-Servern verarbeitet.

Metadaten der Nutzer:innen und der Meetings werden in der Zoom Infrastruktur verarbeitet. Diese Server stehen zum Teil in der EU, aber zum Teil auch in der USA. Die Daten bleiben nicht ausschließlich auf EU-Servern.

Davon sind diese Daten personenbezogen:

  • Host (Name, E-Mailadresse, Profilbild sofern vorhanden)
  • Teilnehmer:innen-Liste
  • E-Mail Adressen der Teilnehmer:innen
  • (sofern registrierte Teilnehmer:innen bei der Veranstaltung)
  • IP-Adressen der Teilnehmer:innen
  • Meeting ID, Meetingtitel
  • Umfragen

Darüberhinaus werden weitere Daten verarbeitet:

  • (Hash code des Meetingpassworts, Meetingeinstellungen, tatsächliche Startzeit, tatsächliche Endzeit, geplante Zeit, geplante Dauer, Einstellungen für wiederkehrende Meetings (Typ und Dauer), Zeitzone des Hosts, Tatsächliche Meetingdauer, Teilnehmeranzahl, Einwahlnummern, MAC-Adressen der Teilnehmer).
  • Chatdaten (off-meeting Chat) werden in der Zoom Infrastruktur verarbeitet.

Quelle: Steckbrief Connect4Video
Datenschutzerklärung von Connect4Video
Datenschutzerklärung von Zoom (in Deutsch)

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir arbeiten mit Connect4Video zusammen, die mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Landesvereinigung Selbsthilfe Berlin e.V. verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Für die freiwillige Nutzung von Zoom ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) die rechtliche Grundlage. Sofern Veranstaltungen aufgezeichnet werden sollen, ist die Rechtsgrundlage ebenfalls eine Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Sind diese Zoom-Treffen sicher?

  1. Inhalte des Meetings sind nicht zugänglich und werden nicht gespeichert
    Alles, was gesprochen und während des Treffens gezeigt wird, verarbeiten Server innerhalb der EU. Diese Inhalte werden nur verarbeitet, d.h. laufen durch einen Speicherort, während sie „passieren“, werden aber nicht automatisch aufgezeichnet oder gespeichert. Connect4Video ist Eigentümer dieser Server, auf die auch Zoom keinen realen oder rechtlichen Zugriff hat, da es hier nur als Werkzeug genutzt wird. Das ist insofern von Bedeutung, da durch den „Cloud-Act“ amerikanische Sicherheitsbehörden Firmen mit Sitz in den USA dazu zwingen können, auch Daten aus der „Cloud“ herauszugeben, die sich in Europa befinden.
  2. Der Chat ist ebenfalls geschützt
    Auch der Inline-Chat wird auf den europäischen Servern verarbeitet und in diesem Fall gespeichert – und kann vom Host heruntergeladen werden.
  3. Meetings sind verschlüsselt
    Die Nutzer:in (der Host) kann Meetings Ende-zu-Ende verschlüsselt planen, wenn gewünscht. Damit sind die Daten vor dem Zugriff Unbefugter geschützt. Sollte jemand an diese Daten gelangen, würde daraus nur eine Kette aus Zahlen und Buchstaben resultieren, aus der keine Informationen mehr gewonnen werden können.
  4. Schutzniveau für Daten wird zugesichert
    Gegenüber der Firma Connect4Video hat Zoom zugesichert, dass ein DSGVO-entsprechendes Schutzniveau bei dem Export von Daten aus der EU besteht. Dazu dienen die EU-Standardvertragsklauseln in Verbindung mit weiteren Schutzmaßnahmen. Diese Verträge sind nach dem Urteil, in dem das EU-US-PrivacyShield für nicht mehr ausreichend befunden wurde („Schrems II“), ein angemessenes Mittel, um die Datensicherheit zu garantieren.
    Das bedeutet u.a. dass Zoom erhobene Daten – wie die IP-Adressen der Teilnehmer:innen – nicht weitergeben darf, diese sicher aufbewahrt werden müssen, Ihre Rechte als Nutzer:in darauf anwendbar sind usw.
    (Diese Erläuterung ist nicht Teil der Datenschutzerklärung i.e.S.)

Datenschutzhinweise für Online-Meetings und Webinare via „3CX“

Die LV Selbsthilfe Berlin e.V. hat mit der ASIT-Consulting einen Vertrag über die Bereitstellung der Plattform 3CX für Webmeetings.

Hinweise zum Datenschutz – Webmeetings mit „3CX“

ASIT-Consulting GmbH & Co.KG verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Online-Meetings, Videokonferenzen, Telefonkonferenzen, Webmeetings, unter Einsatz des Dienstleisters „3CX“. Mit diesem Datenschutzhinweis möchten wir gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenene Daten im Rahmen von Webmeetings informieren.

  1. Name und Kontaktdaten des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen
    ASIT-Consulting GmbH & Ko.KG
    Zur Kapelle 12
    54492 Erden
    Tel: +49 (0)6532/29 119 0
    E-Mail: info (at) asit-consulting.de
  2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
    ASIT-Consulting GmbH & Ko.KG
    Herrn Armin Schwaab
    Zur Kapelle 12
    54492 Erden
    Tel: +49 (0)6532/29 119 0
    E-Mail: info (at) asit-consulting.de
  3. Umfang der Verarbeitung
    Bei der Nutzung von „3CX“ werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Webmeeting machen und welche Einstellungen Sie vornehmen.
    Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
    Angaben zum Benutzer: Es werden die bei 3CX hinterlegten Daten verarbeitet. Dazu können gehören: Ihr Vorname und Nachname, Telefon, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (sofern von Ihnen hinterlegt).
    Meeting-Daten: Thema, Beschreibung, Teilnehmer IP-Adresse, Geräte/ Hardware- Informationen, Besprechungskommentare / -notizen.
    Bei Aufzeichnungen: Dateien von Video-, oder Audioaufzeichnungen.
    Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zu eingehenden und ausgehenden Rufnummern, IP-Adresse, Lizenzschlüssel, Domänennamen der TK-Anlage
  4. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
    Ihre personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Erfüllung der vorgesehenen Aufgaben, insbesondere Webmeetings, verarbeitet. Das Tool „3CX“ wird genutzt um diese Aufgaben zu erfüllen.
    Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO
    Bitte beachten: Es werden auch die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen als Teilnehmer erhoben und ggf. gespeichert, wenn Sie sich selbst durch Auslösen der entsprechenden Funktionen per Chat- oder Video in das Webmeeting einbringen. Die Rechtsgrundlage ist insoweit Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie durch das Betätigen der entsprechenden Funktionen in „3CX“ veranlassen.
  5. Empfänger der Daten
    Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webmeetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter von „3CX“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit „3CX“ vorgesehen ist.
  6. Speicherdauer
    Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung oder nach Ablauf der gesetzlichen oder behördlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

Ihre Rechte als Betroffene:r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.

Stand: 07.09.2021